מערכת ניהול ידע בענן

הצטרפו אלינו עוד היום. זה פשוט!

קלה לתפעול ולהטמעה! לא נדרש ידע טכני

פיתוח ישראלי עם תמיכה מלאה בעיברית

תמיכה בכל הרזולוציות, דפדפנים ומכשירים

ללא עלות הקמה ראשונית וללא התחייבות!

מתאימה גם לעסקים קטנים בעלי תקציב נמוך

פנו אלינו והתחילו לעבוד עם המערכת ללא התחייבות.
גלו כמה זה פשוט לנהל את הידע הארגוני שלכם באמצעות מערך הכלים שלנו.

הצטרפו לרשימת התפוצה וקבלו טיפים ועדכונים מקצועיים ישירות לתיבת המייל שלכם

שותפים עיסקיים

מערכת דיוור

איך מקשרים מסמך או תיקיית קבצים ברשת לפריט ידע או לדף אינטרנט בפורטל הדרכה?

איציק חנן, דצמבר 2017

אמרה ידועה שמיוחסת לאפלטון גורסת ש- "הצורך הוא אבי ההמצאה"

המדריך הקצר שלפניכם עונה בדיוק להגדרה זו לאחר שנתקלתי באתגר קטן במהלך פרוייקט אצל לקוח.

 

 

מה השאלה / בעייה / אתגר ??

  • כיצד מקשרים קובץ מקומי על המחשב לדף אינטרנט או פריט ידע?

  • כיצד מקשרים תיקייה שלמה ברשת לדף אינטרנט או פריט ידע?

כלומר, כיצד משלבים קישור בתוך טקסט שמוביל לקובץ (לדוגמא: word או excel) שנמצא בתיקייה מקומית?

או לחלופין כיצד מייצרים קישורים לתיקייה שלמה שמכילה כמה קבצים (לא לקובץ ספציפי)?

ראשית, למה בכלל שנרצה לעשות את זה?

 

ובכן, יכולות להיות לכך כמה סיבות שאני יכול לחשוב עליהן

למשל:

  • הקובץ המדובר מתעדכן באופן אוטומטי בתדירות גבוהה

  • הקובץ המדובר מעודכן על ידי גורם חיצוני ללא הרשאות עריכה במערכת

  • הקובץ המדובר משותף לכמה מערכות ורוצים לעדכן במקום אחד

  • לא רוצים לייצור העתק של הקובץ בכמה מקומות

  • יש יותר מקובץ אחד (תיקייה של קבצים)

  • יש מגבלות של אבטחת מידע, תשתית מיושנת או נוהלי עבודה ארגוניים שדורשים זאת

 

אז מהי בעצם הבעייה ביצירת קישור כזה שמוביל לקובץ או לתקיייה?

 

לכאורה, אפשר לייצור קישור ישירות לקובץ "ולהדביק" את הנתיב לקובץ

לדוגמא:

" c:\myFolder\MyDoc.docx "

- או - 

" myServer\myFolder\MyDoc.docx\\ "

אך יש כמה מגבלות:

  • הקובץ נמצא במחשב המקומי או בתיקייה רשת וניתן לגשת רק עם הרשאות מתאימות

  • הקובץ מחייב התקנה של תוכנה על המחשב (במקרה הזה Microsoft Word)

  • הקובץ יכול להיות פתוח רק על ידי משתמש אחד (קובץ נעול - אלא אם הוגדר אחרת)

אבל הסיבה המרכזית היא שרוב הדפדפנים המרכזיים חוסמים את האפשרות לייצור קישור כזה מסיבות של אבטחת מידע.

בפועל, החצנה של קישור כזה ישירות למיקום ברשת נוגדת כמה וכמה עקרונות של ניהול מידע והפרדה בין רשתות.

מה האפשרויות לפתרון?

 

יש כמה שיטות ופתרונות מאפשרים להתגבר על החסימה הזו ולקשר קובץ או תיקייה באופן ישיר אל עמוד האינטרנט או הפורטל הארגוני.

להלן:

  1. שימוש בשרת web "שמצביע" על הקובץ או התיקייה וחושף את המידע באופן סטנדרטי ומאובטח בתוך הארגון.
    מדובר במקרה הזה על הצגה של הקובץ או התיקייה למטרות צפייה בלבד (ללא אפשרות עריכה), קישור כזה מכונה בשפה המקצועית
    "virtual directory" והוא עונה ברוב המקרים על הצורך וגם על דרישות אבטחת המידע של הארגון.

    לדוגמא:
    http://MyServer/MyFolder/MyFile.doc

    כיצד מבצעים את זה?
    זה נושא שמטופל בדרך כלל על ידי מחלקת ה - IT בארגון ודורש ידע טכני מסויים.
    לאחר המאמץ הראשוני (לא משהו מסובך במיוחד) מתקבל פתרון שיכול לשמש את הארגון לאורך זמן ובצורה יעילה.
     

  2. שימוש בהרחבה לדפדפן (Extension)
    ישנם כמה וכמה תוספים לדפדפן שמתגברים על החסימה ומאפשרים לדפדפן להציג את הקישור ישירות לקובץ או לתיקיית הרשת.

    למשל:

    Enable local file links
    https://chrome.google.com/webstore/detail/enable-local-file-links/nikfmfgobenbhmocjaaboihbeocackld?hl=en

    - או -

    File Manager for Chrome, open files and folders on local directories
    https://chrome.google.com/webstore/detail/local-explorer-file-manag/eokekhgpaakbkfkmjjcbffibkencdfkl
     

  3. לטעון את הקובץ אל מערכת ניהול התוכן שלנו
    זהו כמובן, פתרון שכרוך בשכפול של המידע (הקבצים) למקום נוסף (מערכת ניהול התוכן או מערכת ניהול הידע) אך ברוב המקרים הוא הוא פתרון פשוט יחסית ומועדף על פני השיטות האחרות שכאמור מאפשרות גישה ישירה ולא מבוקרת אל הרשת הארגונית.

(צילום מסך: דוגמא להרחבה של דפדפן כרום עם האופציה לצפות בתיקייה מקומית)

סיכום קצר ומסקנות

היכולת לקשר מסמך או תיקייה לעמוד אינטרנט או לפורטל הארגוני היא דרישה "שנמצאת על השולחן" באופן קבוע וכנראה שהצורך לשתף קבצים גולמיים לא ייעלם לגמרי למרות המגמות שאליכם פונה עולם המיחשוב כגון צמצום המידע והפצתו בערוצים של Short Messaging.

 

יש כאמור כמה שיטות לבצע את הפעולה ולאפשר את השיתוף של קבצים ברשת הארגונית אך הייתי מציע להכניס למערכת השיקולים שלנו גם כמה אתגרים שעלולים "להפריע" לנו בהמשך הדרך כאשר נרצה לשתף את מידע שלנו בערוצים אל מחוץ לארגון.

לדוגמא:

  1. שימוש בקבצים דורש על פי רוב תוכנה שמותקנת על המחשב המקומי כדי לפתוח אותם

  2. קבצים הם לא אמצעי נוח לשימוש בצ'אט, Facebook messenger וכו'

  3. קבצים עלולים להחסם על ידי תוכנות אנטי-וירוס למיניהן

  4. קבצים בקישור ישיר לרשת לא יכולים להחשף בערוצי מידע חיצוניים (לדוגמא: שליחה ללקוח)

ועוד עניין קטן....

עניין נוסף (לא טכנולוגי!) שכדאי לקחת בחשבון הוא מידת היעילות (נמוכה?!) של קבצים כאמצעי לשיתוף מידע​

לדעתי, בתקופה זו, "יכולת ההקשבה" והזמן הפנוי של האנשים הוא מצומצם להפליא ופוחת מרגע לרגע.

בקיצור, לאנשים אין זמן לקרוא מסמכים ארוכים והם זקוקים למידע קצר, מתומצת שנותן להם תשובה לעניין הספציפי אותו הם מחפשים.

ולכן, הכיוון הנכון יהיה לייצר את המידע בצורה אחרת מאשר קבצים ולהתמקד בפיסות מידע קטנות יותר.

זה כמובן נושא רחב מאוד אך ראוי לדיון... :-)

אני אשמח מאוד לשמוע מה דעתכם בעניין!

האם אתם משתפים קבצים ברשת הארגונית? כיצד אתם שולחים אותם ללקוחות?

אני מקווה שתמצאו את המאמר הזה שימושי ותצליחו לקבל בעזרתו ערך מוסף לעבודתכם.
אם אהבתם את המאמר, שתפו אותו עם חברים נוספים שימצאו בו תועלת.

הארות והערות יתקבלו בברכה, וכמובן שאלות (אם יש).

ניתן תמיד לייצור איתי קשר דרך האתר או באמצעות דף הפייסבוק שלנו.

איציק.

איציק חנן | יזם וטכנולוג

מתכנת מחשבים, מקצוען בתחום פיתוח אפליקציות אינטרנט ומערכות ניהול מידע ארגוניות.
יועץ טכנולוגי בעל נסיון רב בניתוח מערכות, אינטגרציה וביצוע פרוייקטים טכנולוגיים מורכבים.

יזם. סטרטאפיסט. בלוגר. כותב. אוהב מחשבים וטכנולוגיה. אוהב אנשים. בעלי חיים. אומנויות לחימה.
מוסיקה. אוהב ללמוד. מחפש ידע. קשרים עיסקיים. ועסוק כמעט תמיד באתגר הבא.

  • Facebook Social Icon
  • LinkedIn Social Icon