מערכת ניהול ידע בענן

הצטרפו אלינו עוד היום. זה פשוט!

קלה לתפעול ולהטמעה! לא נדרש ידע טכני

פיתוח ישראלי עם תמיכה מלאה בעיברית

תמיכה בכל הרזולוציות, דפדפנים ומכשירים

ללא עלות הקמה ראשונית וללא התחייבות!

מתאימה גם לעסקים קטנים בעלי תקציב נמוך

פנו אלינו והתחילו לעבוד עם המערכת ללא התחייבות.
גלו כמה זה פשוט לנהל את הידע הארגוני שלכם באמצעות מערך הכלים שלנו.

הצטרפו לרשימת התפוצה וקבלו טיפים ועדכונים מקצועיים ישירות לתיבת המייל שלכם

שותפים עיסקיים

מערכת דיוור

5 רעיונות יצירתיים ופשוטים לביצוע בכדי להגביר את השימוש במערכת ניהול הידע בארגון שלכם

איציק חנן, אפריל 2019

הקמת מערכת ניהול ידע והזנת תוכן איכותי הם בהחלט משימה מאתגרת אך בהחלט לא היחידה.
צריך להקדיש לא מעט מחשבה לתהליך הטמעת המערכת בתהליך העבודה וגם לשינוי התרבות הארגונית בכל מה שקשור לשיתוף ידע.

 

תוכן איכותי ומנוע חיפוש הם תנאי בסיס אך לא תמיד מספיק בכדי להביא את המשתמשים אל המערכת (טארפיק)
מנהלי הידע בארגון לעיתים מגלים שזו משימה מאתגרת לא פחות מניסוח התכנים .... :-)

אז הנה לפניכם 5 רעיונות יצירתיים ופשוטים לישום שיעזרו לכם להביא את המשתמשים אל המערכת וגם להשאיר אותם בסביבה בדיוק בזמן בכדי לגלות את התוכן האיכותי שיהפוך את העבודה שלהם למהירה ויעילה הרבה יותר.

רעיון #1 - לפרסם את "החומרים" רק בתוך המערכת

יש להרגיל את המשתמשים למצוא את החומרים והמידע העדכני ביותר בתוך המערכת בלבד. לצורך כך יש להפסיק לשלוח את התכנים באמצעים אחרים כגון מייל / הדפסה של מסמכים או כל דרך אחרת שבה מופץ המידע היום. ברגע שהם יגלו את נפלאות מנוע החיפוש והתוכן האיכותי שלם, השימושיות במערכת תגדל!

רעיון #2 - נהלו ספר טלפונים וכתובת בתוך המערכת

טלפונים עדכניים וכתובות הן מצרך חשוב שכל אחד צריך מידי פעם תוך כדי ביצוע העבודה השוטפת, תנו למשתמשים שלכם למצוא את המידע בתוך המערכת בין פריטים המידע השונים. אם המערכת תומכת בתבניות מידע, פשוט מאוד לייצר תבנית "ספר טלפונים /  איש קשר" ולכלול בה את כל המידע הרלוונטי ואף יותר. מומלץ, במידת האפשר לצרף תמונה ופרטים אישיים כגון יום הולדת או תחביב.

רעיון #3 - עודדו את המשתמשים לדרג או לשלוח משוב

כאשר המשתמשים שולחים משוב על המידע שבמערכת, אנו יכולים להרוויח רווח כפול! המשובים מאפשרים לנו תחזוקה טובה יותר של המידע בכל הקשור לעדכניות, מניעת טעויות ואיתור פערי ידע. ובנוסף, המשובים מחזקים את הקשר ותחושת השייכות של המשתמשים למערכת לאחר שהם עצמם תרמו מידע. ארגונים מסויימים אף מתגמלים את המשתמשים הבולטים.

לדוגמא: מי ששלח הכי הרבה משובים)

רעיון #4 - פרסמו במערכת קישורים אישיים ושימושיים לעובד

לכל אחד מאיתנו יש כמה פעולות שהוא עושה במהלך יום העבודה ולקראת הפסקת הצהריים, רעיון נהדר הוא לפרסם קישורים לפעולות נפוצות

שיהפכו את המערכת ליותר אישית עבור המשתמש.

לדוגמא: הזמנת אוכל, דיווח שעות הזמנת ציוד משרדי ופעולות אישיות נוספות

עודדו את המשתמשים להיות מומחים ולשלוח משוב

רעיון #1 - לפרסם את "החומרים" רק בתוך המערכת

יש להרגיל את המשתמשים למצוא את החומרים והמידע העדכני ביותר בתוך המערכת בלבד. לצורך כך יש להפסיק לשלוח את התכנים באמצעים אחרים כגון מייל / הדפסה של מסמכים או כל דרך אחרת שבה מופץ המידע היום. ברגע שהם יגלו את נפלאות מנוע החיפוש והתוכן האיכותי שלם, השימושיות במערכת תגדל!

רעיון #2 - נהלו ספר טלפונים וכתובת בתוך המערכת

טלפונים עדכניים וכתובות הן מצרך חשוב שכל אחד צריך מידי פעם תוך כדי ביצוע העבודה השוטפת, תנו למשתמשים שלכם למצוא את המידע בתוך המערכת בין פריטים המידע השונים. אם המערכת תומכת בתבניות מידע, פשוט מאוד לייצר תבנית "ספר טלפונים /  איש קשר" ולכלול בה את כל המידע הרלוונטי ואף יותר. מומלץ, במידת האפשר לצרף תמונה ופרטים אישיים כגון יום הולדת או תחביב.

רעיון #3 - עודדו את המשתמשים לדרג או לשלוח משוב

כאשר המשתמשים שולחים משוב על המידע שבמערכת, אנו יכולים להרוויח רווח כפול! המשובים מאפשרים לנו תחזוקה טובה יותר של המידע בכל הקשור לעדכניות, מניעת טעויות ואיתור פערי ידע. ובנוסף, המשובים מחזקים את הקשר ותחושת השייכות של המשתמשים למערכת לאחר שהם עצמם תרמו מידע. ארגונים מסויימים אף מתגמלים את המשתמשים הבולטים (לדוגמא: מי ששלח הכי הרבה משובים)

רעיון #4 - פרסמו במערכת קישורים אישיים ושימושיים לעובד

לכל אחד מאיתנו יש כמה פעולות שהוא עושה במהלך יום העבודה ולקראת הפסקת הצהריים, רעיון נהדר הוא לפרסם קישורים לפעולות נפוצות

שיהפכו את המערכת ליותר אישית עבור המשתמש. לדוגמא: הזמנת אוכל, דיווח שעות הזמנת ציוד משרדי ופעולות אישיות נוספות

סיכום קצר ומסקנות

לדעתי, נושא הטמעת המערכת ושילובה ככלי מרכזי בתהליך העבודה הם שלב חשוב מאוד בפרוייקט ניהול הידע ולדעת רבים, השלב הקריטי ביותר. ייתכן ובחרנו את הכלי הטוב בעולם וגם יישמנו אותו בצורה מושלמת, אך אם לא הצלחנו להנחיל למשתמשים שלנו את ההרגלים הנכונים , מידת ההצלחה תהיה מוגבלת.

האם גם לכם יש מה להגיד בעניין?

האם יש לכם דרכים יצירתיות משלכם להטמעת המערכת בארגון?

אני אשמח מאוד להקשיב וללמוד!!

 

הארות והערות יתקבלו בברכה, וכמובן שאלות (אם יש).

ניתן תמיד לייצור איתי קשר דרך האתר או באמצעות דף הפייסבוק שלנו.

איציק.
:-)

איציק חנן | יזם וטכנולוג

מתכנת מחשבים, מקצוען בתחום פיתוח אפליקציות אינטרנט ומערכות ניהול מידע ארגוניות.
יועץ טכנולוגי בעל נסיון רב בניתוח מערכות, אינטגרציה וביצוע פרוייקטים טכנולוגיים מורכבים.

יזם. סטרטאפיסט. בלוגר. כותב. אוהב מחשבים וטכנולוגיה. אוהב אנשים. בעלי חיים. אומנויות לחימה.
מוסיקה. אוהב ללמוד. מחפש ידע. קשרים עיסקיים. ועסוק כמעט תמיד באתגר הבא.

  • Facebook Social Icon
  • LinkedIn Social Icon